L'aide communale diffère fortement selon la politique locale. Vous pouvez obtenir un cachet pour une prestation au profit de la commune, vous voir offrir un subside ponctuel pour un concert ou un subside annuel pour l'ensemble de votre action et de généreuses communes mettent même gratuitement un local de répétition à votre disposition !
Pour appuyer vos demandes, n'oubliez pas de souligner vos atouts : l'aspect intergénérationnel, vous sociabilisez les jeunes musiciens et les détournez de comportements déviants, vous protégez les aînés du sentiment d'isolement, vous offrez un cachet particulier aux événements importants et une offre culturelle à la population. Enfin, vous participez à l'épanouissement des citoyens.
N'hésitez donc pas à vous adresser au service de la culture local, et invitez leurs responsables à toute occasion.
Ici aussi, tout dépend de l'approche de chaque Conseil provincial. Votre fédération vous guidera certainement dans les possibilités offertes.
Dans le cadre d'un arrêté royal de 1971 sur les loisirs culturels, le service de l'éducation permanente de l'administration générale de la culture est chargé de notre secteur d'activités.
Contre la remise d'un dossier annuel de demande de subvention via votre fédération provinciale et si les critères exigés sont respectés, vous pouvez compter sur quelques centaines d'euros en fonction de l'ampleur de vos activités.
Le volontariat (ou bénévolat) est régi par la loi du 1er mars 2019. Faites bien la distinction entre le musicien qui ne s'investit pas dans le fonctionnement de votre organisation et qui est simple participant et celui qui ne se contente pas de pratiquer mais met la main à la pâte et qui a lui le statut de volontaire.
Avant le début de l'activité volontaire, il faut fournir une note d'information écrite, reprenant les responsabilités, la couverture en assurances, les personnes à contacter, ...
Pour le défraiement en restant sous le radar du fisc, vous pouvez utiliser le régime des petites indemnités à certaines conditions pour celui qui a une carte d'artiste (le chef éventuellement) et pour les autres, le remboursement des frais réels ou un défraiement forfaitaire auquel peuvent s'ajouter des indemnités kilométriques.
Consultez le site sur le volontariat pour de plus amples informations.
Une association de fait est créée par convention entre personnes physiques. Elle n'a pas de personnalité juridique ni de réglementation légale spécifique. Les membres ne peuvent se verser de bénéfices. Leur responsabilité est illimitée et solidaire, c'est pour cette raison que quand vous détenez un patrimoine important (immobilier par exemple), il est vivement déconseillé de rester sous ce statut.
Le code des sociétés et associations (loi du 23 mars 2019) édicte les règles à respecter pour les associations sans but lucratif. Cette forme juridique permet une relative protection des responsables. Mais elle implique une charge administrative non négligeable, dont voici un aperçu :
Le trésorier peut sans doute se contenter d'une comptabilité simplifiée. La commission des normes comptables fournit le schéma minimum à respecter. Il faut cependant le détailler quelque peu afin de faciliter le contrôle que doit effectuer l'AG.
Souvent, il est fait appel à un professionnel pour diriger. Il existe plusieurs manières de le rémunérer :
Les asbl doivent couvrir leurs volontaires en responsabilité civile. L'assurance pour les dommages corporels et la protection juridique est optionnelle.
Il est cependant vivement conseillé aux associations de fait de ne pas hésiter à couvrir au mieux (R. C. et dommages corporels) leurs membres, la responsabilité des dirigeants pouvant être engagée...
Encore une fois, les fédérations peuvent servir d'intermédiaire avec des assureurs à bon prix. Certaines Provinces offrent également ce service.
La loi exige l'autorisation des compositeurs et des arrangeurs pour l'utilisation de leur travail. En Belgique, Unisono s'en charge pour vous, contre rétribution évidemment.
De même, la copie des partitions est interdite. Ici, c'est la Société des éditeurs de musique qui peut intervenir : SEMu.
Une possibilité de mettre à l'honneur et de remercier un membre, est de lui remettre une médaille. Afin d'offrir une procédure aisée, les fédérations ici aussi se sont impliquées et offrent un choix en fonction du nombre d'années d'activité. Il est donc précieux de tenir une liste de présence...
Les Ordres nationaux existent également dans des cas exceptionnels.
Enfin, l'Europe n'est pas en reste puisqu'il existe un Ordre européen du mérite musical.
Liste non exhaustive de ce à quoi il faut penser après avoir constitué une petite équipe afin de répartir les tâches :